Zu einem guten und langfristig erfolgreichen Projektmanagement gehört auch die Qualitätskontrolle. Egal, ob es sich um spezielle Produkte, Vorprodukte, um Dienstleistungen oder einzelne Arbeitspakete in komplexen Projekten handelt. Unter Qualität sind dabei vergleichbare bzw. veränderbare Merkmale zu verstehen. Die erwarteten Qualitäten müssen in jedem Fall klar definiert und im Verlauf des Projektes gemessen und bestimmt werden. Sie sind damit Bestandteil des Projektreportings.
Um Qualitäten in einem Projektmanagement erfassen und sichern zu können, unterscheiden wir:
- die Qualitätsplanung
- die Qualitätssicherung
- die Qualitätslenkung.
Bei der Qualitätsplanung werden Qualitätsstandards durch das Projektmanagement zunächst definiert und festgelegt. Es folgt die Sicherung der Qualität, indem Arbeitsabläufe, Instrumente und Werkstoffe, die eingesetzte Technologie und Maschinen, die Projektmitarbeiter und sonstige Stationen, die das Projekt durchläuft, oder Faktoren, die eine Rolle bei der Erhaltung der Qualität spielen könnten, systematisch erfasst, dokumentiert und gemanaged werden. Wird im qualitätsorientierten Projektmanagement (QM) erkannt, dass die geforderten Qualitäten nicht realisiert werden, kommt die Qualitätslenkung ins Spiel. Dabei wird versucht, die geforderten Qualitätskriterien durch gezielte Maßnahmen einzuhalten und bei Abweichungren wieder zu erfüllen.
Instrumente zur Qualitätssicherung
Zur Sicherung der Qualität im Projektmanagement nutzen wir folgende Instrumente:
Projektnummernsystem:
Jedem Kundenprojekt wird eine Projektnummer zugeordnet, durch die das Projekt identifiziert und abgerechnet werden kann. Die Projeknummer gliedert sich in eine Kennzahl für das Jahr, eine Kennzahl für den Kunden und eine Kennzahl für das Projekt (z.B. 2015-638-501). Dokumentenablage: Alle Dokumente und Dateien werden nach dem Projektnummernsystem abgelegt und mit Datumsangabe archiviert (z.B. 2015-638-501_angebot_1107).
Nutzen Sie unsere Online Datenablage, ist eine solche Projektnummer automatisch mit einer Versionisierungsnummer versehen. Außerdem verwenden wir nur solche Softwarelösungen, die komfortable Suchfunktionen enthalten. Sollten Sie also einmal beim Abspeichern die korrekte Projektnummer vergessen haben, finden Sie das Dokument auf jeden Fall über die Suchfunktion rasch wieder.
Angebot/Auftrag/Auftragsbestätigung:
Zu jedem Projekt wird grundsätzlich ein schriftliches Angebot nach der Erarbeitung eines aussagekräftigen Pflichtenheftes erstellt. Nach schriftlicher Auftragserteilung durch den Kunden wird der Auftragseingang ebenfalls schriftlich bestätigt.
Kick-Off-Meeting/Post-Project-Review:
Zu jedem Projekt findet ein Kick-Off-Meeting statt. Teilnehmer sind möglichst alle Mitarbeiter, die mit dem Projekt befasst sein werden. In der Regel sind das der Projektleiter und die einzelnen Projektmanager für die jeweiligen Arbeitspakete. Nach Beendigung eines Projektes findet ein Post-Project-Review statt, an dem wiederum alle beteiligten Mitarbeiter teilnehmen. Falls erforderlich werden vom Projektleiter im Laufe des Prozesses weitere Meetings mit den Mitarbeitern organisiert.
Briefing/Pflichtenheft:
Der Projektleiter wird vom verantwortlichen Kundenansprechpartner gebrieft. Nach dem Briefing erhält der Kundenansprechpartner ein schriftliches Protokoll, in dem alle Vereinbarungen festgehalten werden. Für umfangreiche Projekte wird ein Pflichtenheft erstellt, in dem die Aufgaben und die erforderlichen Prozesse definiert werden.
4-Augen-Prinzip: Alle Texte, Dokumente und Erzeugnisse, die im Kundenauftrag von Mitarbeitern der Anbietergemeinschaft erstellt werden, werden durch einen zweiten Mitarbeiter geprüft und freigegeben, bevor Sie an den Kunden gehen.
Agenda/Protokolle:
Zu jedem Meeting wir mit einer Agenda, die möglichst mit den Teilnehmern abgestimmt ist, eingeladen. Zu jedem Meeting wird ein Protokoll erstellt, in dem die Vereinbarungen schriftlich fixiert werden. Nach Freigabe des Protokolls sind die Vereinbarungen bindend.
Statuslisten:
Nach Absprache werden in regelmäßigen Abständen Statuslisten erstellt, die den jeweiligen Projektstatus mit allen Teilprojekten in den drei Parametern "Fristen und Termine" (MTA), "Budgets" (BTA) und "Qualitäten" (QTA) erfassen und reporten. Diese Statuslisten stehen online allen Projektbeteiligten zur Verfügung und werden kommuniziert.
Zeitmanagement:
Für jedes Projekt wird ein Zeitplan aufgestellt und wenn nötig in einzelne Arbeitpakete unterteilt. Mit einer Meilenstein-Trend-Analyse (MTA) wird die Einhaltung der Zeitpläne in regelmäßgen Abständen überwacht. Abweichungen vom Zeitplan werden frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen können ergriffen werden. Abweichungen werden begründet und neue Zielvorgaben werden gemeinsam festgelegt.
Budgetcontrolling:
Der Projektleiter ist verantwortlich für die Einhaltung der Budgets. Für jedes Projekt wird ein Budgetplan aufgestellt und wenn nötig in einzelen Arbeitpakete unterteilt. Mit der Budget-Trend-Analyse (BTA) wird die Einhaltung der Budgetpläne in regelmäßgen Abständen überwacht. Abweichungen vom Budgetplan werden so frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen können ergriffen werden. Abweichungen werden begründet und neue Zielvorgaben werden gemeinsam festgelegt.
Qualitätsmanagement:
Um Qualitäten in einem Projektmanagement erfassen und sichern zu können, wird für jedes Projekt eine Qualitätsplanung, die Qualitätssicherung und die Qualitätslenkung festgerlegt. Dazu werden zunächst die gewünschten Qualitätsstandards definiert und festgelegt. Die Einhaltung der Qualitätsstandards wird in regelmäßgen Abständen überwacht (QM). Abweichungen werden so frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen können ergriffen werden.
Steinbeis Collaboration Suite: Auf Wunsch kann die webbasierte Steinbeis Collaboration Suite auch für das Projektmanagement genutzt werden. Managen Sie damit die drei wichtigsten Performance Kriterien für ein gutes Projektmanagement: "Fristen und Termine" (MTA) einschließlich der Erstellung von Gantt-Diagrammen, "Budgets" (BTA) und "Qualitäten" (QTA)